Polityka prywatności i przetwarzania danych osobowych

Niniejszy dokument został sporządzony w języku polskim. Wersje w innych językach mają charakter wyłącznie informacyjny. W przypadku rozbieżności obowiązuje wersja polska.

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności i przetwarzania danych osobowych (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania oraz ochrony danych osobowych osób fizycznych korzystających ze strony internetowej, usług, formularzy kontaktowych, newslettera oraz innych form kontaktu z Administratorem.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO),
• przepisami prawa Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:
Alma Agency Sp. z o.o.
adres: ul. Warszawska 22, 05-120 Legionowo
adres e-mail: hello@alma.agency

Administrator odpowiada za bezpieczeństwo danych oraz ich przetwarzanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

3. Źródło danych osobowych

Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie, gdy:

• odwiedzasz naszą stronę internetową,
• wypełniasz formularze kontaktowe,
• zapisujesz się do newslettera,
• korzystasz z bezpłatnych konsultacji,
• zawierasz z nami umowę,
• bierzesz udział w rekrutacji,
• wchodzisz w interakcje z naszymi działaniami marketingowymi (np. w mediach społecznościowych).

4. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od celu przetwarzania możemy przetwarzać następujące dane:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane zawarte w treści wiadomości,
• dane niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy,
• dane rekrutacyjne (np. CV),
• dane techniczne (adres IP, dane zawarte w cookies).

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Świadczenie usług i kontakt
   (odpowiadanie na zapytania, zawieranie i realizacja umów)
   – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy).
2. Wysyłka newslettera i działań marketingowych
   – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).
3. Analiza statystyk i poprawa funkcjonowania strony
   (np. Google Analytics, Microsoft Clarity)
   – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).
4. Prowadzenie rekrutacji
   – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c lub a RODO (obowiązek prawny lub zgoda).
5. Ochrona praw i interesów Administratora
   (np. dochodzenie roszczeń)
   – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane:

• przez czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu – zgodnie z przepisami prawa,
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do momentu jej cofnięcia,
• dane marketingowe i newsletterowe – do momentu rezygnacji z subskrypcji.

7. Odbiorcy danych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane:

• dostawcom usług IT, hostingowych, mailingowych i analitycznych,
• podmiotom współpracującym z Administratorem na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych,
• właścicielom platform społecznościowych (np. Google, Meta, LinkedIn, TikTok, Microsoft) – zgodnie z ich politykami prywatności.

8. Przekazywanie danych poza UE/EOG

Niektóre narzędzia mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. w USA). W takich przypadkach Administrator stosuje odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności:

• standardowe klauzule umowne UE,
• mechanizmy zgodne z Data Privacy Framework.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• ich sprostowania,
• usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie,
• złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

W celu realizacji swoich praw skontaktuj się z nami pod adresem: hello@alma.agency 

10. Pliki cookies

Strona korzysta z plików cookies:

• niezbędnych do prawidłowego działania strony,
• analitycznych i statystycznych – wyłącznie po wyrażeniu zgody.

Użytkownik może zarządzać cookies lub je wyłączyć w ustawieniach swojej przeglądarki.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, modyfikacją lub ujawnieniem.

12. Zmiany Polityki

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na stronie internetowej Administratora.

Data ostatniej aktualizacji: 01.12.2025 r.

Privacy Policy and Personal Data Processing Policy

1. General Provisions

This Privacy Policy and Personal Data Processing Policy (hereinafter referred to as the “Policy”) sets out the rules for the processing and protection of personal data of natural persons who use the website, services, contact forms, newsletter, and other forms of contact with the Administrator.

Personal data is processed in accordance with:

• Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (GDPR),
• the applicable laws of the Republic of Poland.

2. Personal Data Controller

The controller of personal data is:
Alma Agency Sp. z o.o.
address: ul. Warszawska 22, 05-120 Legionowo, Poland
e-mail address: hello@alma.agency

The Controller is responsible for ensuring the security of personal data and for processing it in compliance with applicable legal regulations.

3. Source of Personal Data

We collect personal data directly from you when you:

• visit our website,
• fill in contact forms,
• subscribe to the newsletter,
• use free consultations,
• enter into an agreement with us,
• participate in recruitment processes,
• interact with our marketing activities (e.g. on social media).

4. Scope of Processed Data

Depending on the purpose of processing, we may process the following personal data:

• first and last name,
• e-mail address,
• telephone number,
• data contained in the content of messages,
• data necessary to conclude or perform a contract,
• recruitment-related data (e.g. CV),
• technical data (IP address, data contained in cookies).

5. Purposes and Legal Bases for Data Processing

Your personal data is processed for the following purposes:

1. Provision of services and communication
   (responding to inquiries, concluding and performing contracts)
   – legal basis: Article 6(1)(b) GDPR (performance of a contract).
2. Newsletter distribution and marketing activities
   – legal basis: Article 6(1)(a) GDPR (consent).
3. Statistical analysis and improvement of website performance
   (e.g. Google Analytics, Microsoft Clarity)
   – legal basis: Article 6(1)(a) GDPR (consent).
4. Recruitment processes
   – legal basis: Article 6(1)(c) or (a) GDPR
   (legal obligation or consent, depending on the case).
5. Protection of the Controller’s rights and legitimate interests
   (e.g. assertion or defense of claims)
   – legal basis: Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest).

6. Data Retention Period

Personal data is stored:

• for the duration of the contract and after its termination, in accordance with applicable laws,
• in the case of data processed on the basis of consent – until such consent is withdrawn,
• marketing and newsletter data – until you unsubscribe.

7. Data Recipients

Your personal data may be transferred to:

• IT, hosting, mailing, and analytics service providers,
• entities cooperating with the Controller under personal data processing agreements,
• owners of social media platforms (e.g. Google, Meta, LinkedIn, TikTok, Microsoft) – in accordance with their privacy policies.

8. Transfer of Data Outside the EU/EEA

Some tools may process data outside the European Economic Area (e.g. in the USA). In such cases, the Controller applies appropriate safeguards, in particular:

• EU standard contractual clauses,
• mechanisms compliant with the Data Privacy Framework.

9. Rights of Data Subjects

You have the right to:

• access your personal data,
• rectify your data,
• erase or restrict the processing of your data,
• object to the processing,
• data portability,
• withdraw your consent at any time,
• lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (UODO).

To exercise your rights, please contact us at: hello@alma.agency

10. Cookies

The website uses cookies that are:

• necessary for the proper functioning of the website,
• analytical and statistical – only with your consent.

You can manage or disable cookies in your browser settings.

11. Data Security

The Controller applies appropriate technical and organizational measures to protect personal data against unauthorized access, loss, modification, or disclosure.

12. Changes to the Policy

The Controller reserves the right to amend this Policy. The current version of the Policy is always available on the Controller’s website.

Date of last update: 01 December 2025